Foi instituída uma nova diretriz fiscal por meio do Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, que estabelece a obrigatoriedade de manter armazenados, por um período de 132 meses (equivalente a 11 anos), os arquivos em formato XML relacionados aos documentos fiscais eletrônicos. Essa norma começa a valer a partir de 1º de maio de 2025 e uniformiza esse prazo em todo o território nacional.
Os arquivos que devem ser preservados por esse período abrangem diversas modalidades de documentos fiscais digitais, como:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
- BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
- NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica)
- CT-e OS (CT-e para Outros Serviços)
- GTV-e (Guia de Transporte de Valores Eletrônica)
- DC-e (Declaração de Conteúdo Eletrônica)
- NFCom (Nota Fiscal de Comunicação Eletrônica)
Cada estado poderá determinar os critérios tecnológicos e os meios de arquivamento desses documentos, exigindo que os contribuintes fiquem atentos às normas específicas de sua localidade.
Importante observar que essa exigência não impacta o prazo de prescrição fiscal estipulado pelo artigo 174 do Código Tributário Nacional, que continua sendo de cinco anos. O novo prazo refere-se exclusivamente ao dever de arquivamento dos arquivos digitais.
Essa medida visa reforçar a estrutura de controle fiscal e promover maior transparência e segurança nas auditorias e consultas futuras.
Como se preparar para a guarda dos arquivos fiscais por 11 anos
Para garantir que os arquivos XML sejam preservados adequadamente durante o período exigido, os contribuintes devem adotar estratégias eficazes:
- Organização digital eficiente
Categorize os documentos por tipo e por data de emissão. Utilize nomenclaturas padronizadas e pastas organizadas por CNPJ e numeração fiscal. - Backups frequentes
Implemente sistemas de backup automático na nuvem e localmente. Periodicamente, verifique a integridade dos arquivos para evitar perdas ou corrupção. - Ferramentas especializadas
Considere utilizar softwares específicos para gestão de documentos fiscais eletrônicos, que facilitam a importação, armazenamento e consulta conforme as exigências legais. - Observância da legislação estadual
Embora o prazo seja nacional, os requisitos técnicos podem variar entre os estados. Acompanhe as atualizações da Secretaria da Fazenda local. - Responsabilidade compartilhada
A guarda dos documentos cabe tanto ao emissor quanto ao destinatário. Mesmo quando o XML é enviado por um fornecedor, o receptor deve salvá-lo e armazená-lo corretamente.
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